Un ATS (Applicant Tracking System, por sus siglas en inglés) es un software diseñado para gestionar, filtrar y organizar los currículums que recibe una empresa en sus procesos de selección. Es como un “asistente virtual” para el área de Recursos Humanos que automatiza tareas repetitivas y mejora la eficiencia al seleccionar talento.
En palabras simples: es el filtro que decide si un CV avanza o se queda fuera, incluso antes de que un reclutador lo lea.
¿Cómo funcionan los ATS?
El proceso puede variar según la herramienta, pero en general sigue estos pasos:
- Publicación de vacantes:
El reclutador publica la vacante en plataformas de empleo, redes sociales o el sitio de la empresa. - Recepción y escaneo de CVs:
El sistema recoge los CVs y los analiza automáticamente. Extrae datos clave como nombre, experiencia, escolaridad, habilidades, etc. - Aplicación de filtros personalizados:
Se revisan aspectos como:- Palabras clave (por ejemplo, “Excel avanzado” o “ventas B2B”)
- Años de experiencia
- Nivel académico
- Idiomas
- Ubicación
- Certificaciones
- Clasificación de candidatos:
Cada perfil recibe una puntuación o ranking según su coincidencia con los requisitos del puesto. - Seguimiento del proceso:
Desde el ATS se pueden programar entrevistas, enviar correos automáticos o aplicar pruebas, todo desde una sola plataforma.
Beneficios para el área administrativa y de RH
- Ahorra tiempo al filtrar automáticamente cientos de CVs.
- Reduce el error humano y la subjetividad en la selección.
- Mejora la organización y trazabilidad del proceso.
- Centraliza toda la información de los candidatos.
- Agiliza el trabajo del personal administrativo vinculado al reclutamiento.
Cuidado: los filtros mal configurados pueden jugar en contra
Un ATS mal configurado puede dejar fuera perfiles valiosos por detalles como:
- Falta de palabras clave exactas en el CV.
- Requisitos demasiado estrictos.
- No actualizar los filtros con base en nuevas necesidades del negocio.
Por eso es importante que el área de Recursos Humanos revise y actualice regularmente los filtros y parámetros de búsqueda.
Lo que todo administrador debe saber
Aunque no estés directamente en Recursos Humanos, si participas en la toma de decisiones o lideras un equipo, te conviene saber cómo funciona el ATS. Puedes colaborar en:
- La definición del perfil de candidato.
- La revisión de los criterios de búsqueda y filtros.
- La evaluación final del talento preseleccionado.
Los sistemas ATS llegaron para quedarse. Comprender cómo funcionan permite tomar decisiones más estratégicas, reducir errores de contratación y acelerar la llegada del talento correcto a tu organización.
Si tu empresa aún no utiliza un ATS, ¡es momento de considerarlo! Y si ya tienes uno, asegúrate de que esté bien configurado y alineado a los objetivos reales del puesto.
